Googleで予約から入った患者さんをどう数えるか｜計測の組み立て方

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Googleで予約から来院した患者さんは、予約システムに残る経路の記録と、院内で確認した来院の記録を結び付けて数えます。予約が入った件数だけでは来院人数にならないため、取消や変更を整理したうえで、同じ患者さんの重複を除く集計が必要です。

最初にそろえるのは、予約を区別する番号、予約経路、受診予定日、来院結果です。新しい患者さんが増えたかも見たいときは、院内の受診歴に基づく新患・再来の区分を加えます。

この記事では、予約経路を分ける記録の持ち方から院内照合、数字を見る間隔までを解説しています。

Googleで予約の計測は来院人数を着地点に

「何件予約されたか」と「何人来院したか」を別々に集計すると、医院が知りたい成果に近づけます。患者さんを数える目的なら、月内に実際に来院した人数を中心に据える設計です。

予約件数と来院人数の区別

予約件数は予約という出来事の数、来院人数は実際に受診した患者さんの数として扱います。同じ患者さんが月内に2回予約して2回来院した場合は、予約2件、来院した患者さん1人となり、延べ来院回数なら2回です。

来院人数を示す欄に延べ回数を混ぜると、再診の回数が増えただけでも患者さんが増えたように見えます。集計表の項目名には「件」「人」「回」を添えて、何を数えた数字かが院長と担当者の間で一致するようにします。

予約した入口と医院を知ったきっかけ

計測の対象は、患者さんが予約を成立させた入口です。紹介で医院を知り、その後にGoogleで予約を使って受診した患者さんも、予約経路の集計ではこの入口に含めます。

一方、予約経路の記録だけから、医院を初めて知った場所や受診を決めた理由までは決められません。「この経路で来院した人数」と「この経路がなければ来なかった人数」を同じ意味で報告すると、投資判断の前提がずれます。

予約経路別の効果測定では、経路ごとの来院実績と、施策によって増えた受診者の推定を分けて扱います。

新患は院内の受診歴で判定

新患人数を見るなら、「自院で初めて受診した患者さん」という集計上の定義を先に決めます。予約サービスを初めて利用した患者さんでも、自院への受診歴があれば再来として扱うため、予約側の初回表示だけで区分を確定しない運用です。

受診歴が確認できない段階では未確認に置き、照合できた時点で区分を更新します。長く受診が途絶えていた患者さんや別の診療内容で受診した患者さんも、定義に沿って扱えば、月ごとに新患人数の意味が変わるのを防げます。

予約ごとの経路を残せば、あとから照合できます

予約単位で経路と識別番号が残っていれば、来院記録との照合を始められます。管理画面の合計値を写す前に、個々の予約について何が保存されているかを確認しましょう。

経路名が指す範囲を確定

予約システムの経路欄に表示される名称と、その名称がどの予約を含むかを対応させます。「Google」という表示があっても、それだけで目的の予約機能だけを指すと決めず、管理画面の説明や提供元の回答で区別できる範囲を確かめます。

たとえば、複数の入口が同じ経路名にまとまる記録なら、その合計を特定の入口だけの成果として扱うのは不正確です。区別が確認できた記録だけを対象に含め、残りは「経路不明」などの別区分に置くと、推測が実績に混ざるのを避けられます。分類の根拠にした説明と確認日も残しておけば、提供元の表示が変わった際に、過去と同じ範囲を数えているか確認する手掛かりになります。

予約を追いかけるための保存項目

保存する項目は、予約を識別し、対象月を決め、来院結果を付けられる範囲から始めます。予約番号は各予約を区別する目印であり、患者さんを区別する院内番号とは別の用途なので、両方を同じ欄へ入れない形にします。

• 予約番号 … 同じ予約の変更や照合に使う目印
• 予約経路 … 記録上の経路名と集計用の区分
• 予約作成日時・受診予定日時 … 予約された時期と受診する時期
• 予約状態・来院結果 … 取消などの状態と実際の受診の有無

院内の患者さん番号は照合時に追加し、新患を数えるなら受診歴の確認欄も添えます。経路の評価に症状や相談内容は要らないため、集計用の記録へ診療内容まで写す必要はありません。

記録の取り出し方に合わせた運用

予約情報をファイルで取り出せるなら、集計に必要な列が含まれているかを確認して利用します。画面でしか確認できない項目は、予約番号を添えて院内の管理表へ記録する方法もありますが、件数が増えた際の作業量を見込んでおく必要があります。

ただし、予約単位の経路が保存されていなければ、後日その入口を正確に復元するのは困難です。過去分を推測で補わず、経路を確認できるようになった日を集計開始日として残し、それ以前の数字とは分けて扱います。

予約の変更履歴から重複を除く

記録の行数をそのまま予約件数にすると、変更や再出力の分まで足すおそれがあります。1件の予約がどのように更新される記録なのかを押さえ、集計対象の予約を確定させます。

同じ予約番号の行は更新日時で整理

同じ予約番号が複数の行に出ているときは、別々の予約なのか、同じ予約の状態更新なのかを先に判別します。更新履歴として複数行が残る形式であれば、集計時点の状態を使い、履歴の行数を予約件数へ足さない扱いです。更新日時が同じなのに状態が異なる行があれば、行の並び順だけで採用する記録を決めず、元の予約画面で現状を確認します。

毎週取り出したファイルを単純に追加すると、前週から残っている予約も重複します。予約番号を照合の軸にして既存の行を更新し、初めて現れた番号だけを追加する運用なら、繰り返し取り出した分を二重に数えずに済みます。

変更・取消・無断キャンセルの扱い

予約の状態は、予約が存在した事実と、受診に至った結果を分けて残します。取消済みの記録を消してしまうと、当初の予約から何件が来院に進んだかを追えなくなるため、履歴を保ったまま集計区分を付ける方法が適しています。

無断キャンセルは、院内で来院がなかったと確認してから区分します。予定日を過ぎたという理由だけで確定すると、受付側の入力待ちまで未受診に含めてしまいます。

予約日時と受診予定日の使い分け

予約の入り方を見る集計は予約作成日、来院へのつながりを見る集計は受診予定日を基準にします。月末に翌月の予約が入った場合、当月の予約件数には含めても、当月の来院対象として評価するのは早すぎます。

そのため、月次資料では「今月作成された予約」と「今月受診予定だった予約」を別欄に置きます。前者を分母に当月の来院人数を割ると対象がそろわないので、来院率を出す際は同じ受診予定期間に属する予約同士で計算します。たとえば4月に作成し5月に受診した予約は、予約の入り方では4月、来院へのつながりでは5月の集計に入り、同じ予約でも資料の目的によって掲載月が異なるわけです。

Googleで予約の記録を院内の受診結果へ結び付ける

来院の判定に使うのは、院内で実際の受診を確認した記録です。予約側の経路を出発点に、受診日と院内番号を対応させると、来院人数や新患人数を集計できます。

予約番号から院内番号への対応付け

予約記録と院内記録に共通の予約番号が残っていればその番号で照合し、ない場合は院内で閲覧できる予約日時や本人確認済みの情報を手掛かりに、担当者が対応を確かめる必要があります。

氏名が同じという理由だけで結び付けると、別の患者さんの受診結果を付ける危険があります。対応に迷う記録は未照合のまま残し、確認した担当者と確認日も記録すれば、あとから修正理由を追いやすくなります。

患者さんにとって、集計のために何度も予約内容を尋ねられるのは負担になり得ます。まず院内にある記録で照合できる範囲を整え、集計の都合だけで受付時の確認を増やさない配慮が大切です。

照合表で来院結果と未確認を分離

照合表では、来院済み、来院なし、未照合を別の状態として持たせます。空欄を自動的に来院なしへ置き換えると確認待ちが失敗扱いになるため、結果が確定した記録と作業が残る記録を見分けられる形が必要です。

この表は記録の置き方を示す架空の例です。実務では受診予定日や確認日も保持し、管理用の詳しい記録から必要な集計だけを取り出します。

同じ患者さんの複数予約と経路の重なり

月内の来院人数は、来院済みの記録を院内番号でまとめて1人ずつ数えます。同じ患者さんが別経路でも予約して来院した場合は、各経路の利用者としては両方に含まれるため、経路別人数の足し算が医院全体の人数と一致するとは限りません。

全体の人数に合う内訳が必要なら、「月内で最初に来院した予約の経路」など、1人を1区分に置く集計ルールを選びます。複数経路の利用を残す集計とは目的が異なるので、資料に採用したルールを添え、月途中で都合よく切り替えない運用にします。たとえばGoogleで予約の利用者が3人、電話予約の利用者が2人で、うち1人が両方を利用した架空の例では、経路別の合計は5人でも全体の実人数は4人です。

月次の数字はどの期間で比べる？

週ごとは記録漏れの修正、月ごとは来院実績の確認に使うと、作業と判断を分けられます。件数が少ない段階では1か月の増減だけで評価を決めず、複数月の件数を並べて読みます。

週ごとは照合漏れと経路不明を確認

週次確認では、受診予定日を過ぎた未照合の記録と、経路欄が空いている予約を優先します。早めに食い違いを見つければ、月末に大量の記録をまとめて調べる負担を抑えられ、記憶ではなく残っている記録に基づいて修正できます。

確認担当者と代わりに担当する人を決め、確認日まで更新した記録を明示します。前週まであった経路の値が急に出なくなったときは、まず記録の取得範囲や分類の変更を確かめてから、予約自体が減ったのかを判断します。

月次は同じ対象の予約と来院を対に

来院率を使うなら、対象月に受診予定だった予約のうち、実際に来院した予約が占める割合として定義します。日時変更で翌月へ移った予約は翌月の対象へ移し、対象月のまま取り消された予約は取消として分母に含めるなど、扱いを先に固定します。

たとえば、対象の予約20件が来院15件、取消3件、無断キャンセル2件に確定した架空の例なら、来院率は15÷20で75%です。同じ患者さんの複数回受診が含まれ得るため、この15件をそのまま15人と報告せず、人数は院内番号から別に集計します。

少ない件数は割合だけで評価しない

来院率が大きく動いても、分母が少なければ1件の違いが強く表れます。架空の例で予約4件中3件の来院は75%、4件中4件なら100%ですが、差は1件なので、割合の差だけを成果の急変と解釈するのは避けたいところです。複数月をまとめた率は月ごとの率を単純平均せず、対象予約の合計を分母、来院した予約の合計を分子にすると、予約件数の違いを反映できます。

また、診療日数や休診の有無が違う月は、同じ1か月でも受診できる期間が異なります。月別件数の横に診療日数と集計対象期間を添え、必要なら3か月分をまとめて確認すると、短期の振れだけで判断するのを抑えられます。

判断に使える月次報告の形

報告には来院実績だけでなく、未確認の件数と数字の定義を添えます。集計が確定した範囲を共有できれば、記録の修正が必要なのか、受診につながった人数を評価する段階なのかを分けて判断できます。

まず記録の確かさ、次に来院実績

経路不明や未照合が残る月は、その件数を確認してから来院人数を読みます。記録の欠け方が月ごとに違えば、来院人数が増えた理由が予約の増加なのか、照合が進んだためなのかを判別しづらくなります。

• 経路不明が増加 … 経路欄と記録の取得範囲の確認
• 未照合が残存 … 院内記録との対応付けを優先
• 照合済みの来院人数が変動 … 対象期間と予約件数を併記
• 新患人数のみ変動 … 受診歴の判定と新患定義の確認

記録がそろった後も、ある入口からの来院増加だけで医院全体の新患増加を断定せず、院内の新患総数も同じ期間で確認します。

締め日と修正履歴を報告へ添える

月が変わった直後の数字は、来院結果の入力や受診歴の確認が終わっていない分を含み得ます。院内の更新に必要な日数を踏まえて締め日を決め、「何月分を何日に確認した数字か」を報告へ添えると、別の日に見た数字との差を説明できます。

未照合が残るときは暫定と明示し、確認後に来院人数や新患人数を更新します。修正前の数字を上書きするだけで終えず、修正日と理由を短く残せば、過去の報告を使った比較も追い直せます。

院外共有は人数と集計条件を中心に

予約番号と院内番号を結び付けた記録は、院内で照合を担当する範囲に絞って管理します。制作会社などへ集計結果を共有する際は、経路別の件数や人数、対象期間を中心にすれば、氏名や個々の受診内容を渡さずに数字の検討を進められます。

初月の着地点は、来院人数を出した担当者以外も、同じ定義と元の記録で集計を再現できる状態です。来院済みの記録までたどれる人数が毎月そろってから、その増減を継続して読むと、曖昧な予約総数に頼らず判断できます。

よくある質問

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